Matthias Fleck
Controlling | ROTE NASEN Clowndoctors
Internationales NPO-Reporting ohne Excel-Chaos für RED NOSES
So führt RED NOSES International Finanz-, Fundraising- und Programmdaten aus elf Partnerorganisationen in einer gemeinsamen Reporting-Lösung zusammen
RED NOSES International gehört zu den größten Gesundheitsclown-Organisationen weltweit. Die Organisation bringt mit speziell ausgebildeten Künstlerinnen und Künstlern Humor und Hoffnung in Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen und zu Geflüchteten.
Mit dem globalen Wachstum der internationalen Organisation stieg auch der Aufwand für das Group Reporting: Daten aus elf Partnerorganisationen waren regelmäßig aus unterschiedlichen Systemen zu sammeln, abzugleichen und manuell in Excel-Dateien zu übertragen. Gleichzeitig erschwerten unterschiedliche Datenquellen und lokale Softwarelösungen eine vergleichbare Sicht auf Finance-, Fundraising- und Programmdaten.
Gemeinsam mit pmOne und dem crosscom Netzwerk entschied sich RED NOSES International deshalb für eine zentrale und zugleich pragmatische Reporting-Lösung, die schnell einsatzbereit ist und sich schrittweise erweitern lässt.
Harald Lakatha unterstützt Unternehmen und Organisationen dabei, Reporting- und Planungsprozesse einfacher und besser nutzbar zu machen. Sein Fokus liegt auf Lösungen, die sich auch in komplexen Strukturen pragmatisch umsetzen lassen und Fachbereichen im Alltag schnell einen konkreten Nutzen bringen.
Ausgangssituation
Hoher Aufwand für internationales Reporting
Für das internationale Group-Reporting sammelten die Partnerorganisationen ihre Daten bisher aus unterschiedlichen Quellen und überführten sie teilweise manuell in Excel-Dateien. Das kostete Zeit und band personelle Ressourcen.
Hinzu kam, dass die einzelnen Länder mit unterschiedlichen Softwarelösungen und Datenstrukturen arbeiteten. Dadurch ließ sich nur schwer sicherstellen, dass Kennzahlen vergleichbar bleiben und alle Beteiligten mit denselben Grundlagen arbeiten.
Gerade beim Quarterly-Reporting führte das immer wieder zu Abstimmungsaufwand, manuellen Anpassungen und potenziellen Übertragungsfehlern. RED NOSES International wollte diese Prozesse deshalb vereinfachen und das Reporting auf eine moderne, zentral nutzbare Grundlage stellen.
„Durch die Erfahrung von crosscom mit Digitalisierungsprojekten in NPOs und der Expertise von pmOne im Umgang mit Daten, konnte die internationale Abstimmung sowie die Datenmodellierung und -harmonisierung für die effiziente Digitalisierung unserer Reporting-Prozesse locker vorgenommen werden. Besonders beeindruckt hat uns, wie wir unsere wichtigsten Ziele bei äußerst geringem Mitteleinsatz erreicht haben. So macht Reporting Spaß!“
Zielsetzung
Eine gemeinsame Sicht auf internationale Kennzahlen schaffen
Ziel war es, das bisherige Excel-basierte Reporting durch eine zentrale Lösung zu ersetzen, die Daten aus allen Partnerorganisationen strukturiert zusammenführt und einfacher nutzbar macht.
Dabei sollten die Nutzer lokale Daten weiterhin dezentral erfassen können. Gleichzeitig wollte RED NOSES International Kennzahlen aus Bereichen wie Finance, Fundraising und Programmes länderübergreifend vergleichen und in einer gemeinsamen Gruppensicht auswerten.
Wichtig war außerdem, schnell erste Ergebnisse zu erzielen und die Lösung Schritt für Schritt ausbauen zu können, ohne hohe Einstiegskosten oder lange Projektlaufzeiten.
RED NOSES International bringt mit speziell ausgebildeten Künstlerinnen und Künstlern Humor und Hoffnung in Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen und zu Geflüchteten.
Foto: Adobe Stock
Umsetzung
Zentrale Dashboards für internationale und lokale Auswertungen
RED NOSES International nutzt heute eine zentrale Reporting-Lösung auf Basis von Microsoft Power BI, Acterys und einem Data Warehouse. Daten aus unterschiedlichen Quellen lassen sich teilautomatisiert sammeln, verarbeiten und in gemeinsamen Dashboards darstellen.
Im Alltag bedeutet das: Finance-, Fundraising- und Programmdaten stehen sowohl auf lokaler Ebene als auch als zusammengefasste Gruppensicht zur Verfügung. Nutzer können Kennzahlen direkt visualisieren und zwischen einzelnen Ländern oder der gesamten Organisation wechseln.
Über Excel-Bulk-Uploads lassen sich auch Daten aus unterschiedlichen Quellsystemen effizient übernehmen. Gleichzeitig sorgt die harmonisierte Datenstruktur dafür, dass Kennzahlen länderübergreifend vergleichbar bleiben.
Die Dashboards stehen in den jeweiligen Landessprachen zur Verfügung und sind individuell konfigurierbar. Dadurch erkennen Verantwortliche schneller, wie sich Zahlen in einzelnen Ländern oder auf Gruppenebene entwickeln.
Die Lösung bildet zudem die Grundlage, um weitere Partnerorganisationen und zusätzliche Systeme schrittweise anzubinden.
Hast Du Fragen?
Bei vielen internationalen Organisationen stammen Daten aus unterschiedlichen Ländern, Systemen und Excel-Dateien. Das Reporting kostet Zeit, Kennzahlen sind schwer vergleichbar und Abstimmungen ziehen sich unnötig in die Länge.
Wenn du wissen möchtest, wie sich internationale Reporting-Strukturen einfacher und zentral nutzbar aufbauen lassen, melde dich gerne.
Unser Experte Alexander freut sich auf Deine Fragen!